Acesso e partilha de ficheiros PPT
Na nossa reunião de dia 23 de Novembro concordou-se que todos os documentos PPT seriam públicos e que seria importante termos histórico das edições. Contudo, IMO isso não significa que qualquer pessoa possa editar esses mesmos documentos, assim sendo penso que o que se pretende é o seguinte (corrijam se não concordarem):
Todos os documentos têm de ser públicos (modo leitura);
Deve ser possível auditar os documentos, i.e., ver edições e quem as fez;
Faz-me sentido que os documentos vivam todos no mesmo sítio;
Conceito de pastas / hierarquias faz-me sentido para organizar os mesmo;
Para alguns documentos faz sentido poder-se sugerir correções / alterações (estou a pensar em documentação, atas, etc).
Dito isto, via que esse sítio podia ser uma pasta no Google Drive da conta PPT, pois tem todas as funcionalidade acima indicadas e evita o que tem acontecido até agora que é cada um cria um documento e partilha.
Contudo isso tem algumas pontos que merecem discussão:
Acesso a essa conta dá acesso a todas as funcionalidades do Google (e.g., google analytics, gmail, etc) e IMO nem todos deviam ter acesso a isso.
Diria que cada pessoa, mediante o que está a fazer, deve ter acesso ao indispensável: pessoas das redes sociais acesso às contas das das redes sociais, pessoal de vídeos acesso ao youtube, etc.
Contudo, isto levanta a questão de quando essas pessoas se afastam dessa responsabilidade deviam perder acesso às mesmas, certo?
Como fazemos no caso de pessoas de desenvolvimento que apenas querem escrever documentação?
Como fazemos no caso de documentos que podem ser editados por todos (documento das despesas)?
Um ponto levantado na runião de dia 23 de Novembro foi a falta de documentação e processos. Eu queria iniciar essa parte, contudo tenho estas dúvidas que me impendem de iniciar e acho que criar uma pasta na minha google drive com documentação de desenvolvimento não é solução.
Nuno Carneiro Sat 30 Nov 2019 2:55PM
Muito obrigado por trazeres esta questão Luis! Concordo contigo e acho que gerir os documentos numa pasta de Google Drive é a melhor forma porque garante essa gestão de permissões e podemos mesmo assim continuar a criar documentos colaborativamente.
Acho que não é um problema ter conta Gmail. Acho que toda a gente tem ou consegue arranjar uma conta Gmail em 5mins. Para além disso, até acho que podes registar um e-mail diferente como uma conta Google que permita editar documentos.
Francisco Frutuoso Sun 1 Dec 2019 3:06PM
Grande post @Luís Silva . Concordo com tudo o que dizes. A tua proposta na resposta parece-me a maneira mais indicada de gerir isto.
Criar conta Google não acho que seja um problema. Eu gostava de ter acesso à pasta relativa aos vídeos, e tomo conta dessa organização toda.
Renata Henriques Sun 1 Dec 2019 3:19PM
concordo com tudo!
acho que podia ser útil na pasta de operações mantermos um doc quem tem acesso a quê, é o tipo de documento chato, mas pode vir a ser útil.
por exemplo, para aceder às redes sociais nós temos acesso ao Gmail, e já se partilhou esse acesso com muita gente no sentido de levar trabalho a bom porto, neste momento não sei se sabemos quem tem acesso, talvez pessoas que já sairam do projecto/estão inactivas têm acesso...
Nuno Carneiro Sun 1 Dec 2019 4:36PM
+1 para essa ideia de ter uma lista de quem precisa de acessos
Nuno Carneiro Sun 8 Dec 2019 7:47PM
Seguindo a sugestão do @Luís Silva, decidimos na última reunião avançar com o Google Drive como repositório de documentação importante.
Foi criada uma pasta que todos podem ver, para organizar todos os nossos ficheiros lá dentro: https://drive.google.com/drive/folders/121cAgh7DJWXgAqCspiFnT349Y0oy1GQ2?usp=sharing
Quando for preciso direitos para editar algum ficheiro, podem pedir-me a mim ou ao @Luís Silva , que estamos para já a fazer essa gestão.
Luís Silva · Sat 30 Nov 2019 12:07PM
Como disse, vejo termos uma pasta no Google Drive da conta do PPT onde:
Essa pasta é pública para o mundo em modo leitura dando um URL;
Existiam várias pastas (onboarding, redes sociais, dev, etc), onde cada pasta seria partilhada com permissões de escrita para as pessoas que podem editar os documentos;
quando alguém "perdesse" tais permissões (e.g., por inatividade no grupo) bastava remover o seu email (essa mesma pessoa continuaria com acesso de leitura devido ao #1);
problema: cada pessoa tem de ter conta gmail. É mesmo um problema?
O node de operations tinha acesso à pasta principal e era o único que podia criar novas pastas e dar permissões às respectivas pessoas;
notem que atualmente são poucas as pessoas com acesso à conta PPT e diria que devia continuar assim.
Relativamente ao documento de contas (e outros idênticos) não acho que deva ser editado por todos:
acho que após discussão em grupo de se vai ou não fazer tal despesa apenas o node de operations deve aceder a esse documento e editá-lo;
Idem para o registo de quem doou dinheiro para tal despesa.