Proyecto en Equipo - Categorización y Gestión de Propuestas a través de Base de Datos y Web

Hola a tod@s,

me presento, soy Mario, el creador de la lista de Categorías y Subcategorías en este hilo http://www.reddit.com/r/podemos/comments/2axu8d/organizar_las_propuestas_por_sectores_ministerios/

Llevo dos semanas trabajando en la creación de esta lista y en el desarrollo de un procedimiento para procesar de la forma más eficiente la gestión de los datos que van entrando de diferentes formas a la formación Podemos.

Hace unos días Rafa contactó (de nuevo) conmigo para informarme que estabais considerando mi lista para usarla como referencia en la categorización de propuestas y si yo estaba de acuerdo y también me invitó a colaborar con vosotros aportando mis ideas al respecto de lo que deseáis hacer.

Yo no sabía en ese momento que habíais creado un grupo en Loomio y así le envié un largo email expresando mi visión de la situación y los avances que había hecho en este tema. Rafa me invitó este grupo, que me leyese vuestros comunicados y así ponerme al día de la situación vuestra. Y que os expresará mis propuestas al tema.

Me he leído más o menos vuestras ideas y así si os parece yo os comento las mías y como yo lo haría, que tal como lo veo es bastante diferente a como vosotros lo estáis planteando, si bien veo complementario lo que planteáis a como yo lo planteo.

Trabajo en el mundo de la comunicación, audiovisuales, trabajo en equipo y en el de la gestión de información. He trabajado en varias multinacionales y vivido un tercio de mi vida en el extranjero, con lo cual por así decirlo tengo experiencia en diferentes áreas, desde la muy técnica, soy Ingeniero en Sistemas, hasta la muy creativa, he trabajo en TV, Teatro, Diseño y desarrollado diversas soluciones integrando todos esas diferentes áreas.

Cuando hablamos de gestión de información siempre hay algo se considera en cualquier ámbito profesional al respecto, algo que se define con una palabra en inglés y tres en castellano: Bases de Datos. No hay proyecto serio en sitio alguno que desee gestionar su información sin el uso de una base de datos. Del mismo modo que no hay proyecto que pueda realmente organizarse de modo eficiente en la distancia sin un sistema de comunicación eficiente que considere lo necesario para la gestión de los recursos de un proyecto, los recursos humanos, temporales y materiales.

Es curioso que todo eso se considera en cualquier proyecto empresarial, pero no veo que realmente se le de esa importancia en los Grupos de Trabajo en Podemos como este en en el TICs. Cuando el caso es que cuantas más personas, más proyectos y más información más importante es considerarlo. Parece que lo único que preocupa es “cómo se va a votar” y “cómo se va a debatir” cuando lo realmente importante es como se van a gestionar todos esos recursos y caudal de información.

Dicho esto yo os propongo mis ideas (a concretar) de como lo haría yo (intentaré no extenderme mucho) y de como se hace en grandes proyectos.

A.- Importante el uso de una herramienta orientada a desarrollo de proyectos en equipo. Yo he usado varias y variadas en los años recientes. No la hay perfecta, algunas destacan en una cosa y otras en otra. He realizado proyectos en equipo usando Basecamp, Asana, Todoist, Teamworkpm, por decir unas cuantas. Esas plataformas disponen de un Gestor de Tareas donde defines metas, tiempos, asignas recursos a tareas, delegas, controlas, suelen tener una especie de foro, puedes interactuar por email y de ese modo puedes hacer un seguimiento del proyecto. Loomio no está orientado a trabajo en equipo y de ahí la tendencia un poco al caos de propuestas y repropuestas que suele generar con el tiempo.

B.- En inglés hay una frase que usan las empresas que desarrollan soluciones de software que dice “We eat our own dog food” es decir, usamos para nosotros mismos las soluciones que vendemos a nuestros clientes. Por eso mi pregunta “Por qué usamos Loomio y no Reddit?”, Por qué el Círculo TICs usa Loomio y no ELGG?

C.- Veo que planteáis usar un Editor de Texto colaborativo para gestionar las propuestas. Y ahí surgen las preguntas obvias: Cómo pensáis entonces clasificarlas con un editor de texto? Cómo haréis estadísticas? Cómo lograréis así la integridad de la información? Cómo vais a traspasar esa información de un sistema a otro? Cómo harán los que hacen las propuestas búsquedas? Cómo se asignarán recursos a esas propuestas? Cómo publicaréis esas Propuestas? Cómo asignaréis metadata a esa información? Cómo asignaréis tipos de ordenamiento? Cómo se extraen de ahí conclusiones, visiones e informes basados en parámetros de búsqueda (query results)? Cómo evitaréis duplicaciones? Cómo publicaréis esas propuestas ordenadas en una web en tiempo real? Cómo gestiono el acceso a esa información? Y quizá de todo esto el punto más importante: Cómo automatizo la realización, ingesta y gestión de todas esas propuestas? Porque tal como lo veo os planteáis “hacerlo a mano”… podría seguir, pero creo que entendéis lo que quiero decir.

D.- Solución: Una Base de datos relacional Online en donde la ingesta de información se haga a través de formularios inteligentes que se adaptan a lo que el usuario va introduciendo y clasifica la información de modo automatizado y esa información la publico en la web y gestiono en tiempo real, y los visitantes pueden visionarias por, zonas, autonomías, por círculos, gremios, edades, sexos, situación laboral, nivel educativo, recursos estimados, artículos de ley relacionados con la propuesta… en fin hasta el infinito . Con lo cual puedo también reaccionar rápidamente a las tendencias e ideas.

E.- También es necesario el uso de un Helpdesk para canalizar, gestionar y derivar la información que llegue por otros medios, como el email de forma eficiente.

D.- Generación automatizada de una base de conocimiento con la información que entra accesible desde la web.

E.- Se tarda esto mucho en realizar? Con las herramientas disponibles ya online probablemente en una semana estaría listo en su forma básica y luego se podría ir ampliando y adaptando a las exigencias.
Con la creación de formularios inteligentes es igual lo simple o complicada que sea una propuesta, se gestionará automáticamente al principio.

Ejemplo, alguien quiere hacer la siguiente propuesta (me la invento ahora):

Soy profesor de escuela primaria y considero necesario la creación de una nueva asignatura en la que los alumnos aprendan eso que en la vida real les hace falta y no aprenden en la escuela, Gestión Financiera, Domestica y Humana:

Como leer los tipos de créditos bancarios, como cocinar, como funciona una lavadora, como hacer primeros auxilios, como actúo en un juicio, como contrato un seguro de viaje, como pido una hipoteca y los riesgos que tengo… etc.

Puedo primero ir a mi plataforma de debate, sea Reddit o Elgg o las Asambleas del círculo de mi pueblo, y propongo esta idea en el Grupo de Educación donde otro profesores y/o interesados en el mundo de la educación debaten el tema. De ahí la propuesta recibe nuevas ideas y la propuesta se concreta en por ejemplo, como debería ser el material de trabajo, cuanto tiempo lectivo por semana, en que cursos se dan que temas, como se puntualiza, como serían los exámenes etc…

Yo, el Profesor (y quien se sume) ya tenemos la propuesta más concretada y vamos a proponerla al Grupo de Trabajo de Podemos a través de la web donde está el Formulario Inteligente:

Formulario (me lo invento ahora a modo ejemplo en plan simple)

Tipo: Propuesta
Categoría: Educación
Subcategoría: Asignatura (se podrían añadir más de una categoría si incluye más sectores: Educación Secundaria, Educación Primaria)
Ley Afectada: ESO, LOSE (o lo que sea)
Artículos Afectados: 156 (si lo saben)
Área Geográfica: País Vasco (o Todo el Estado)
Recursos Necesarios: X
Tiempo de Aplicación Estimado: X Semanas, X Meses, X Años
Personas Implicadas en la Propuesta: María Escribano, José Perales
Círculos Implicados: Círculo Profesores País Vasco, Círculo Educadores Villaconejos…
Tipos de Colegios: Públicos y Concertados
Ventajas de la Propuesta: Nuestros Hijos estarán más preparados para el mundo real
Desventajas de la Propuesta: X
Partes a Tomar Acuerdos: Padres, Colegios, Profesores, Ministerio X e Y
Grupo de Discusión de la Propuesta: URL Reddit, URL ELGG, URL Google Doc X, URL Titanpad X, URL Foro nuestro tal o donde se debata.

Desarrollo de Propuesta:

Consideramos necesario la creación de una nueva asignatura en la que los alumnos aprendan eso que en la vida real les hace falta y no aprenden en la escuela, Gestión Financiera, Domestica y Humana:

Como leer los tipos de créditos bancarios, como cocinar, como funciona una lavadora, como hacer primeros auxilios, como actúo en un juicio, como contrato un seguro de viaje, como pido una hipoteca y los riesgos que tengo… etc.

La propuesta necesita tener tal material de trabajo X, tiempo lectivo por semana X, Se implantaría en los cursos X, Se puntualizaría de tal manera, se evaluaría de tal manera.

1. Los puntos del desarrollo de la propuesta podrían también formar parte del formulario de educación. Para asegurar la integridad de información se procura que el usuario teclee lo mínimo y que elija entre opciones (menús desplegables, checks etc..)
2. Una vez la propuesta está en la base de datos se puede añadir metadata, mejorarla, añadir comentarios, moderarla…
3. El usuario y/o usuarios que introducen la propuesta reciben un email de confirmación con el enlace directo al registro el cual podrán seguir actualizando.
4. Los moderadores reciben un email para informarles de la nueva propuesta.
5. En cada registro queda registrado quien cambia qué y cuando.
6. La propuesta es aceptada y publicada en la base de datos en la web y por lo tanto buscable e incluso indexada en Google.
7. En tiempo real se acceden a estadísticas de propuestas, número, círculos que proponen, zonas de aplicación, leyes, grupos de trabajo, URLs y recursos de debates de las mismas, sea donde sea.
8. Los Representantes de Podemos en la Asambleas acceden a las propuestas en tiempo real.
9. Se pueden definir cuales pasan a votación…
10. Las visiones (views) de las bases de datos pueden ser incrustadas en cualquier página web y son también accesibles desde dispositivos móviles.
11. La gran ventaja de tener los datos en una base de datos es que estos pueden ser migrados o exportados a formatos estándar de intercambio, sea CSV, XML, JSON en caso de que se deseen procesar en otros medios, sean tablas excel, informes impresos u otras bases de datos propias en un futuro.
12. La información en Reddit o en ELGG o en Loomio o en sistemas de debate de este tipo suele ser normalmente inexportable o muy difícil de hacer. En cambio el uso de bases de datos hace que esa información sea exportable a otros sistemas, si se desea cambiar a otro de desarrollo propio. Me refiero a Bases de Datos completamente configurables, obviamente Elgg, Loomio y Reddit funcionan con bases de datos pero están orientadas al uso de red social que tienen.
13. Sé que el tema Open Source es importante pero yo ahora propongo el uso de plataformas fiables, que ofrecen este servicio, que están contrastadas en donde podemos hacer esto YA este proyecto, aunque no cumplan actualmente con el requisito código libre, pero más adelante esa información es perfectamente exportable a plataformas de desarrollo propio si se desea.
14. Plataformas hay varias yo propongo a elegir entre estas:

Trabajo en Equipo:

• Asana: https://app.asana.com/

la usé hace un par de años, no me gustó demasiado en su tiempo, pero sé que ha avanzado mucho y tiene ahora calendario y una app nueva que tiene buena pinta. Es gratis para Grupos hasta 30 miembros. Si nos hacemos muy grandes tendremos que mudarnos o pagar ;)

• Basecamp: https://basecamp.com/

La uso desde hace años, lo bueno es que en su versión más básica no tiene límite de usuarios y es realmente fácil de usar con un sistema basado en una especia de foro que se crea con las tareas.

• Todoist: https://todoist.com

No tiene calendario, por lo demás está bastante bien. También la uso.

Sistemas base de datos online:

• Knack: https://www.knackhq.com/

es una sistema que es capaz de hacer todo lo que he propuesto y mucho más a un precio muy bueno y de forma muy elegante de hecho se pueden también gestionar ahí los proyectos, crear un CRM, un Helpdesk… etc….

Las posibilidades son realmente muy amplias, dispone de calendarios, sistema de detección de proximidad, por ejemplo, podrías saber que simpatizantes de podemos o círculos están en tu cercanía y a que distancia. Uso de Google Maps, Imágenes, documentos, edición de registros en línea, está en varios idiomas…

Otro dato es que forma parte de Zapier, con lo cual puedes comunicarla con un montón de plataformas a través de triggers. https://zapier.com/zapbook/knack/

Su grandes ventajas:

Usuarios Ilimitados
Ancho de banda Ilimitado

Desventaja:

El único límite importante es el número de registros en cada plan, en el más básico 10.000 en el más avanzado 2.000.0000 millones de registros y pagas por cada X miles registros extra dependiendo de cada plan.

• Caspio: http://www.caspio.com/

Esta plataforma es quasi el estándar porque lleva bastante más tiempo y es contra quien compita Knack por así decirlo, pero es también más cara. Hace básicamente lo mismo con más extras, si bien como en todo, hará cosas mejor que otras.

Ventajas:

Usuarios Ilimitados
Registros Ilimitados

Desventajas:

Donde cargan extra es en el uso del Ancho de banda y eso en nuestro caso puede ser un problema por la cantidad de visitas que puede generar este proyecto.

En fin. No sé si esto realmente lo leerá alguien, porque es un poco largo pero esa es mi visión de una gestión eficiente de la información a los niveles que puede llegar la cantidad ingente que está entrando en Podemos.

Sobre Reddit también tengo otra propuesta para usar el foro de forma eficiente y que armonice con está gestión que propongo.

Saludos
Mario